HYSBYSIAD PREIFATRWYDD

Hysbysiad Preifatrwydd

Mae’r categorïau o wybodaeth disgyblion yr ydym yn ei phrosesu yn cynnwys y rhestr isod, nad yw’n gyflawn nac yn derfynol:

• manylion adnabod a chyswllt personol (megis enw, rhif disgybl unigryw, manylion cyswllt a chyfeiriad)
• nodweddion (megis ethnigrwydd, iaith a chymhwyster prydau ysgol am ddim)
• gwybodaeth am ddiogelu (megis gorchmynion llys ac ymgysylltiad proffesiynol)
• anghenion addysgol arbennig
• meddygol a gweinyddol (megis gwybodaeth meddyg, iechyd y plentyn, iechyd deintyddol, alergeddau, meddyginiaeth ac anghenion dietegol)
• presenoldeb (megis sesiynau a fynychwyd, nifer o absenoldebau, rheswm dros yr absenoldebau, ac unrhyw ysgolion eraill a fynychwyd)
• asesiad a chyrhaeddiad (megis canlyniadau cyfnod allweddol 1 a ffoneg)
• gwybodaeth am ymddygiad (megis gwaharddiadau ac unrhyw ddarpariaeth amgen a drefnwyd)
• gwybodaeth am bresenoldeb ar dripiau ysgol a gweithgareddau (materion diogelwch a risgiau o ran cadw’r disgybl yn ddiogel,  manylion cyswllt mewn argyfwng; perthynas agosaf)
• alergeddau bwyd (ar gyfer arlwyo)

Rydym hefyd wrthi’n diweddaru gwefan yr ysgol o ran y math o wybodaeth yr ydym yn ei phrosesu.

Pam yr ydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth am ddisgyblion

Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth disgyblion i’r dibenion canlynol:

1. i gefnogi dysgu’r disgyblion
2. i fonitro ac adrodd ar gynnydd disgyblion o ran cyrhaeddiad
3. i ddarparu gofal bugeiliol priodol
4. i asesu ansawdd ein gwasanaethau
5. i gadw plant yn ddiogel (alergeddau bwyd neu fanylion cyswllt mewn argyfwng)
6. i ddiwallu’r dyletswyddau casglu data statudol a bennwyd gan Lywodraeth Cymru.
7. i gyfathrebu’n effeithiol gyda rhieni a gofalwyr
8. i alluogi disgyblion i symud o un lleoliad addysgol i un arall yn ddi-dor,

O dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y seiliau cyfreithlon y byddwn yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu data disgyblion fydd y canlynol fel arfer:

• Fel rheolwr y data, mae’r ysgol yn defnyddio’r wybodaeth a geir i’r dibenion a restrir uchod er mwyn ein galluogi i gynnal y prosesu data sy’n angenrheidiol ar gyfer perfformio tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd ac wrth arfer awdurdod swyddogol neu os oes arnom ddyletswydd gyfreithiol i’w phrosesu.
• Yn ychwanegol, mewn perthynas ag unrhyw ‘ddata categori arbennig’ lle mae’r prosesu’n angenrheidiol am resymau o fudd cyhoeddus sylweddol; neu lle cawsom ganiatâd clir a phenodol.

Sut yr ydym yn casglu gwybodaeth am ddisgyblion

Rydym yn casglu gwybodaeth am ddisgyblion drwy ffurflenni derbyn neu ffurflenni cofrestru sy’n cael eu llenwi ddechau’r flwyddyn ysgol, drwy ‘ffeiliau ‘trosglwyddiad cyffredin’ neu drosglwyddiad ffeil o ysgol flaenorol.  

Mae data disgyblion yn hollbwysig at ddefnydd gweithredol yr ysgol.  Tra bo’r rhan fwyaf o wybodaeth disgyblion a roddir i ni yn orfodol, gofynnir am rywfaint o wybodaeth ar sail wirfoddol.

Er mwyn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth diogelu data, byddwn yn rhoi gwybod i chi ar bwynt casglu’r data a oes angen i chi roi gwybodaeth benodol am ddisgybl i ni neu a oes gennych ddewis yn hyn o beth.

Mae gennym systemau teledu cylch cyfyng mewn lleoliadau allweddol at ddibenion diogelwch ac atal a chanfod trosedd.

Dim ond at ddibenion diogelwch y cyhoedd ac atal a chanfod trosedd y byddwn yn datgelu delweddau TCC i drydydd parti.

Sut yr ydym yn cadw data disgyblion

Rydym yn cadw data disgyblion yn ddiogel am y cyfnod penodol o amser a ddangosir yn ein hamserlen cadw data. Am ragor o wybodaeth am ein hamserlen cadw data a sut yr ydym yn cadw ein data’n ddiogel, ewch i wefan yr ysgol i weld y wybodaeth ddiweddaraf.  Er enghraifft mae’n rhaid i ni gadw rhai mathau penodol o wybodaeth addysgol tan ben-blwydd y disgybl yn 25.

Gyda phwy y byddwn yn rhannu gwybodaeth am ddisgyblion

Rydym yn rhannu gwybodaeth berthnasol am ddisgyblion fel mater o drefn gydag:

• ysgolion y bydd disgyblion yn eu mynychu ar ôl ein gadael ni
• ein hawdurdod lleol
• Llywodraeth Cymru
• GIG/Nyrs ysgol; naill ai yn uniongyrchol neu drwy’r awdurdod lleol ar gyfer rhaglenni imiwneiddio.

Pam yr ydym yn rhannu gwybodaeth am ddisgyblion yn rheolaidd

Nid ydym yn rhannu gwybodaeth am ein disgyblion gydag unrhyw un heb ganiatâd oni bai fod y gyfraith a’n polisïau ni yn caniatáu i ni wneud hynny.   Ble bo hynny’n briodol byddwn yn anelu at fod â Phrotocol Rhannu Gwybodaeth ffurfiol yn ei le ac rydym wedi ymrwymo i ddatblygu hwn yn unol â’r safonau cenedlaethol a bennwyd yng Nghytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI), gweler:www.waspi.org

Llywodraeth Cymru

Mae Llywodraeth Cymru yn casglu data personol drwy gydol cyfnod plentyn yn yr ysgol gan leoliadau addysgol ac awdurdodau lleol drwy amryw gasgliadau data statudol megis:

• Cyfrifiad Ysgol Blynyddol ar Lefel Disgyblion (PLASC)
• Casgliad lefel disgyblion a addysgir rywle heblaw’r ysgol (EOTAS_
• Casgliadau Data Cenedlaethol
• Casgliadau presenoldeb
• Casgliadau data Profion Cenedlaethol Cymru (PCC)
• Casgliadau ôl 16

Yn ychwanegol at y data a gesglir fel rhan o PLASC, mae Llywodraeth Cymru a’r Awdurdodau lleol hefyd yn derbyn  gwybodaeth am asesiadau’r Cwricwlwm Cenedlaethol, canlyniadau arholiadau cyhoeddus a data presenoldeb ar lefel disgyblion unigol sy’n dod gan ysgolion a/neu gyrff dyfarnu (e.e. CBAC).   Mae’n ofynnol i ni rannu gwybodaeth ein disgyblion gyda Llywodraeth Cymru naill ai’n uniongyrchol neu drwy ein hawdurdod lleol i ddibenion y casgliadau data hynny, o dan Reoliadau Gwybodaeth Disgyblion (Cymru) 2011.

Pam yr ydym yn rhannu’r data hwn gyda Llywodraeth Cymru?

Mae’r data disgyblion yr ydym yn ei rhannu’n gyfreithlon gyda Llywodraeth Cymru drwy gasgliadau data:

• yn tanategu cyllid ysgolion, a gaiff ei gyfrifo yn seiliedig ar nifer y plant a’u nodweddion ym mhob ysgol.
• yn hysbysu monitro polisïau addysgol ‘byrdymor’  ac atebolrwydd ysgolion ac ymyrraeth (er enghraifft canlyniadau TGAU ysgolion neu fesuryddion cynnydd disgyblion).
• yn cefnogi ymchwil a monitro polisi addysgol ‘tymor hirach’ (er enghraifft sut y mae rhai dewisiadau pynciau yn effeithio ar addysg neu enillion y tu hwnt i’r ysgol)

Am ragor o wybodaeth ewch i Wefan Llywodraeth Cymru ar   www.gov.wales/School Data ac yn arbennig hysbysiad preifatrwydd o’r enw :

What we do with the education related information that we receive from schools and/or local authorities about children and young people.

Gwneud cais am weld eich data personol

O dan y ddeddfwriaeth diogelu data mae gan rieni a disgyblion hawl i wneud cais am gael gweld gwybodaeth sydd gennym amdanyn nhw. I wneud cais am eich gwybodaeth bersonol, neu i gael gweld cofnod addysgol eich plentyn, cysylltwch â swyddfa’r ysgol yn uniongyrchol.

Mewn rhai amgylchiadau mae gennych hefyd hawl i:

• wrthwynebu prosesu data personol sy’n debygol o achosi, neu sydd yn achosi niwed neu ofid.
• atal prosesu i ddibenion marchnata uniongyrchol
• gwrthwynebu penderfyniadau a wneir drwy ddulliau awtomataidd
• dan rai amgylchiadau, cywiro, atal, dileu neu ddinistrio gwybodaeth
• hawl i geisio iawndal, naill ai drwy SCG neu drwy’r llysoedd
• Os oes gennych bryder neu gŵyn am y ffordd yr ydym yn casglu neu’n defnyddio eich data personol, dylech godi’r pryder gyda ni yn y lle cyntaf neu’n uniongyrchol gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn https://ico.org.uk/concerns